Để brainstorm cùng đồng đội hiệu quả và tránh lãng phí thời gian, cùng “bỏ túi” một vài lưu ý “nhỏ mà có võ”.
Brainstorm - họp nhóm bàn ý tưởng là một hoạt động rất đỗi quen thuộc và không thể thiếu trong tất cả các công việc. Tuy hiểu rằng "ba cây chụm lại nên hòn núi cao", thế nhưng họp brainstorm cũng có những "đau thương" nhất định trong thực tế: cuộc họp kéo dài mà không thấy chốt được kết luận, nhận xét chồng chéo về công việc của nhau, thậm chí là quan điểm khác biệt vì chưa thống nhất được ý kiến,...
Chưa kể đến việc trong thời kỳ "bình thường mới", tất cả những hoạt động đều được diễn ra trên duy nhất chiếc màn hình laptop, khiến những giao tiếp thông thường sẽ bị cản trở ít nhiều, và mỗi người cần tự học cách để giao tiếp ngắn gọn hơn, nhưng vẫn phải mang lại hiệu quả công việc.
Kể cả bạn đang là một sinh viên phải làm bài tập nhóm với các bạn chung lớp, hay người đi làm với "cường độ" họp hành và brainstorm cùng đồng đội chỉ có… từ nhiều trở lên, những lưu ý dưới đây hi vọng giúp bạn "tối thiểu" những "đau thương" đó để brainstorm cùng nhóm tốt hơn.
Đặt ra mục tiêu cần hướng tới của buổi brainstorm ngay từ đầu
Khi có nhiều nhân vật cùng tập trung lại, mục tiêu chung để tất cả cùng "hướng về một phương" là tối quan trọng. Để tránh lãng phí thời gian, mục tiêu chung này cần được thống nhất ngay từ đầu buổi họp, để mỗi khi có thành viên "lệch đường ray", nó sẽ đóng vai trò "lái" ý kiến về đúng đường ray cũ.
Ngoài ra còn giúp tránh xảy ra việc các thành viên còn lại nhận xét lan man và dựa trên cảm tính - điều dễ làm "mất đoàn kết" trong một buổi họp tập thể.
Lý tưởng hơn là có một người "cầm trịch". Nhân vật này sẽ bao quát mọi ý kiến, tổng hợp và điều khiển buổi họp sao cho hiệu quả nhất. Thường trong một nhóm làm việc, sếp hoặc người đứng đầu dự án sẽ đảm nhận nhiệm vụ này.
Với các bạn sinh viên khi làm bài tập nhóm, hãy cùng chọn ra một trưởng nhóm và tôn trọng sự điều phối của trưởng nhóm cho buổi họp ấy. Người trưởng nhóm cần cứng rắn, đừng để cảm xúc chi phối quá nhiều thì sẽ "lèo lái" hiệu quả hơn.
Ngoài ra, một timeframe (khung thời gian) được vạch ra từ đầu cũng cần thiết, nhất là với những bạn sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm họp nhóm. Nếu một vấn đề nào đó đã tốn quá nhiều thời gian thảo luận mà vẫn chưa chốt được kết luận, hãy thử "hoãn" lại và tiếp tục giải quyết những vấn đề khác, sau đó quay lại phần còn khúc mắc.
Đừng chờ đến lúc tập hợp lại mới bắt tay vào nghĩ ý tưởng
Một "lỗi" rất dễ bắt gặp của các bạn, đặc biệt khi là sinh viên khi nghe đến họp nhóm, đó là không chuẩn bị "hành trang" từ trước. Họp nhóm dễ khiến các bạn lầm tưởng rằng tới đó mỗi người cùng nhau nghĩ ý tưởng, sửa chữa và bù đắp vào ý kiến của nhau là xong việc.
Trong khi sự thật lại có phần trái ngược. Brainstorm chỉ hiệu quả khi khi toàn bộ thành viên đã có sự chuẩn bị riêng mình. Chỉ khi mỗi người có thời gian thu nhặt, tự động não từ trước đó, đến khi ngồi cùng nhau, tập thể mới có "nguyên liệu" để cùng nhau trao đổi và "nhào nặn".
Nếu không, các buổi suy nghĩ ý tưởng tập thể sẽ dễ sa vào chỉ trích, đánh giá vội vàng, thậm chí là cãi vã. Bởi vì những thành viên khi chưa có sự chuẩn bị kiến thức và nội dung từ trước, chúng ta cũng thiếu cơ sở rõ ràng và thuyết phục để phản biện lại ý tưởng của người khác.
Trong khi brainstorm, thay vì nói “Không” và “Nhưng”, hãy thay bằng “Có” và “Và”
Góp ý xây dựng (constructive criticism) là một yếu tố quan trọng của buổi brainstorm. Biểu hiện của góp ý xây dựng là ghi nhận những điểm thích hợp của một ý kiến, trước khi nói đến những điểm chưa thích hợp của ý kiến đó.
Về mặt cảm xúc, không ai muốn mình bị bác bỏ ý kiến theo cách phũ phàng, điều đó khiến tâm trạng "tự ái", bị chùng xuống, dẫn đến có thể người đó không muốn tham gia đóng góp cho buổi họp nữa. Nếu được tạo đà bằng những sự ghi nhận, chúng ta sẽ tích cực hơn để tiếp tục với việc nghĩ ý tưởng và trình bày chúng trước tập thể.
Trong nhiều nghiên cứu, ngôn ngữ tích cực (positive language) được chứng minh là có hiệu quả trong giao tiếp. Một kỹ thuật để thực hành ngôn ngữ tích cực là thay thế từ "Không" và "Nhưng" bằng "Có" và "Và".
Nội dung liên quan
Sự thay đổi này trong cách sử dụng từ sẽ mang đến tinh thần "có thể" (can-do attitude) cho tập thể trong lúc họp hành. Những từ ngữ mang nghĩa phủ định sẽ khiến bầu không khí trở nên nặng nề hơn, các thành viên sẽ không cảm thấy họ được khích lệ để đóng góp ý kiến hết mình.
Nguồn: TH&PL