Nếu muốn giao tiếp online, bạn hãy ghi nhớ 4 yếu tố này.
Sau hơn ba tuần làm việc và học tập tại nhà, tất cả đều muốn quay lại văn phòng. Một phần vì nhớ sự tương tác giữa người với người, một phần vì không tìm được sự thấu hiểu cảm xúc trong giao tiếp online. Mặc khác, giao tiếp online cũng là một thử thách rất lớn.
Hầu như, môi trường giao tiếp online có thể trao đổi một cách rất nhanh chóng. Từ việc họp giữa các phòng ban, lên ý tưởng nội dung, trao đổi với khách hàng, đến việc tin nhắn làm việc trong group chat cũng được tiến hành một cách thuận lợi.
Cũng thông qua thời gian trao đổi online, chúng ta nhận ra có khá nhiều nguyên nhân khiến việc giao tiếp online trở nên kém hiệu quả. Vậy làm thế nào để giao tiếp online hiệu quả?
1. Cân nhắc 2 yếu tố: nội dung và thời gian
Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống: dành vài tiếng đồng hồ để trao đổi với đối tác thông qua tin nhắn, rồi nhận ra nếu gọi điện chỉ mất khoảng 15 phút. Thậm chí tệ hơn là sau vài tiếng trao đổi vẫn không hiểu ý nhau. Vậy nên, để tăng cường hiệu quả giao tiếp, chúng ta cần phải cân nhắc 2 yếu tố là nội dung và thời gian.
Trước khi bắt đầu thảo luận một vấn đề nào đó hãy cân nhắc nội dung bạn cần truyền tải là gì, phương tiện nào truyền tải sẽ hiệu quả hơn, gọi điện, nhắn tin hay email,... Để tránh hiểu lầm trong giao tiếp cũng như thể hiện sự tôn trọng đối với người khác hãy cố gắng diễn đạt cô đọng, rõ ràng.
2. Thiết lập văn hóa lắng nghe từ nhiều chiều
Những cuộc họp online nhiều người thường là khởi đầu cho những vấn đề sau: một số người bị bỏ sót, một số khác hiện diện trong cuộc họp "cho có" vì nhiều lý do khác nhau: thiếu tự tin, nhàm chán,.. Vậy nên, đây là thời điểm quan trọng để thiết lập văn hóa giao tiếp thông qua môi trường online hướng đến giao tiếp cởi mở.
Hãy thay đổi mình bằng cách tự hỏi một số câu hỏi như: ai còn thiếu trong cuộc họp? Trong lúc trao đổi, tiếng nói của ai chưa được lắng nghe? Ai sẽ là người ra quyết định cuối cùng? Hãy chắc chắn rằng những quyết định cuối cùng không bỏ sót ý kiến của bất kỳ ai, nhằm đảm bảo sự công bằng toàn diện.
3. Nắm bắt và thích nghi với văn hóa giao tiếp
Trong thực tế giao tiếp hàng ngày sẽ tồn tại 2 dạng người: người thích vào thẳng vấn đề và người nói dài dòng. Trong môi trường làm việc như hiện nay, việc nắm bắt và thích nghi với những phong cách giao tiếp khác nhau là cực kỳ cần thiết để giao tiếp hiệu quả.
4. Nắm bắt tâm lý đối phương thông qua tin nhắn
Một sự thật hiểu nhầm khi giao tiếp online là: soạn tin nhắn không khéo hay người khác hiểu nhầm tông giọng của bạn - dẫn đến bất lợi trong việc giao tiếp online. Vì thế trước khi thực hiện giao tiếp online thông qua tin nhắn bạn cần suy nghĩ thấu đáo cho đến khi thấy câu từ phù hợp trước khi gửi cho đối phương.
Hãy đặt mình trong vị thế của người nhận, với tâm thế này bạn có muốn nhận với tông giọng thế này không? Ngược lại, nếu bạn là người nhận tin nhắn, đừng vội suy diễn về cảm xúc của người khác. Hãy khám phá những cảm xúc ngầm của con chữ. Đừng mặc định bạn biết cảm xúc người khác mà hãy thấu hiểu.
Nguồn: TH&PL