Khi bạn làm nhiều việc cùng lúc khiến chất lượng công việc giảm đi 40% và kéo dài gấp đôi thời gian hoàn thành công việc.
Với lượng email, cuộc gọi điện thoại và thông báo trên mạng xã hội kéo đến liên tục, nhiều người hầu như không thể không thực hiện cùng lúc nhiều việc khác nhau một cách hiệu quả. Mặc dù làm nhiều việc cùng lúc tạo cảm giác bản thân đang có hiệu suất làm việc cao hơn, nhưng nhiều người không nhận ra rằng chất lượng công việc đang bị trì trệ và giảm sút.
Đa nhiệm (Multitasking) là một thuật ngữ chỉ những người thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Chẳng hạn như vừa phải hoàn thành những công việc trong công ty, vừa nhận thêm một công việc thiết kế tại nhà. Thời gian giãn cách xã hội này vẫn còn kéo dài và nhiều người vẫn đang Work From Home. Việc quá lạm dụng tính đa nhiệm có thể dẫn đến các ảnh hưởng xấu trong chất lượng công việc, thậm chí ảnh hưởng đến cả sức khỏe thể chất và tinh thần.
Nội dung liên quan
Hiệu suất làm việc kém đi rõ rệt
Theo nhà sinh học phân tử John Medina, tác giả của Brain Rules (2008), làm nhiều việc cùng lúc khiến chất lượng công việc giảm đi 40% và kéo dài gấp đôi thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả nhiệm vụ. Hậu quả đi kèm là những lỗi sai trong quá trình làm việc cũng tăng cao hơn 50%. Trong khi đó những người chọn cách giải quyết từng công việc riêng biệt có thể cảm thiện hiệu suất công việc và nhớ được nhiều thông tin hơn khi chỉ tập trung xử lý một việc trong một khoảng thời gian nhất định.
Não bộ hoạt động kém hiệu quả
Làm nhiều việc cùng một lúc khiến não bộ phân chia sự tập trung cho những công việc khác nhau. Việc này không phải là một khả năng mà não bộ con người có thể thực hiện dù có cố gắng gượng ép nó hoạt động hết công suất.
Não bạn không thể cùng lúc nghe hiểu lời của một bài nhạc và tập trung cho dự án đang còn dang dở trên màn hình máy tính. Do đó, đa nhiệm liên tục sẽ gây hại cho não bộ khiến bạn dễ phân tâm hơn.
Căng thẳng vì bị phân tâm
Người đa nhiệm thường bị phân tâm bởi những thông tin không quan trọng lặp đi lặp tại trong trí nhớ. Điều này dẫn đến việc não bộ bị kích thích quá mức và có thể làm tăng mức độ căng thẳng một cách nhanh chóng. Tình trạng căng thẳng kéo dài có thể là nguyên nhân của những ngày nghỉ ốm làm giảm đi năng suất công việc của cá nhân.
Cách giúp đa nhiệm một cách hiệu quả hơn
Lập danh sách các việc cần làm
Khi phải đối mặt với lượng công việc lớn, hãy tạo cho mình một danh sách những việc cần làm. Việc sắp xếp công việc theo hệ thống với mốc thời gian cụ thể sẽ giúp khối lượng công việc được xử lý nhanh hơn. Đây cũng là một trong những kỹ năng quan trọng giúp bạn cải thiện hiệu suất và không bỏ sót các nhiệm vụ được giao.
Học cách tập trung, ưu tiên những việc quan trọng
Để sắp xếp công việc hiệu quả, ta phải đảm bảo những công việc quan trọng được ưu tiên hơn những nhiệm vụ nhỏ. Học cách ưu tiên những việc cần thiết sẽ giúp loại bỏ những khoảng thời gian loay hoay giữa các nhiệm vụ khác nhau. Một danh sách kéo dài với 20 mục cần phải xử lý có thể không thật sự lý tưởng. Hãy chọn ra 5 công việc cần hoàn thành đầu tiên. Sau khi hoàn thành xong 5 mục này, bạn đã sẵn sàng thực hiện những công việc còn lại.
Hạn chế sử dụng mạng xã hội
Một thông báo nhỏ trên Facebook hay Instagram rất dễ khiến ta cảm thấy phân tâm. Đôi khi thời gian sử dụng các trang mạng xã hội sẽ kéo dài hơn nhiều người tưởng tượng. Thời gian lướt mạng xã hội khiến bạn quên đi những công việc đang cần được xử lý. Điều này sẽ ảnh hướng đến tiến độ công việc và kéo dài thời gian hoàn thành hết mọi nhiệm vụ.
Tạo không gian làm việc yên tĩnh
Môi trường văn phòng với thiết kế hạn chế tiếng ồn rất phù hợp để bạn có thể tập trung vào công việc. Khi Work From Home, hãy chọn cho mình một không gian làm việc yên tĩnh. Những âm thanh lạ có thể khiến bạn mất tập trung làm việc từ đó dẫn đến các ảnh hưởng xấu được nêu ở trên.
Đừng cố ép não bộ của bạn hoạt động quá công suất khi chọn xử lý nhiều công việc cùng một lúc. Hãy phân chia công việc hợp lý và ưu tiên những việc quan trọng để nâng cao hiệu suất công việc và tránh những căng thẳng không đáng có.
Nguồn: TH&PL