Làm việc nhóm offline đã khó, nay còn làm việc nhóm online?
Giờ này có bạn nào đang còn cặm cụi tìm tài liệu ôn thi online hay đang còn brainstorm (nghĩ ra ý tưởng) với "đồng đội" về phương án phân chia công việc nhóm, thậm chí là đau đầu vì phải hoàn thành những bài tập lớn theo hình thức online?
Làm việc với nhau bình thường đã khó thống nhất ý kiến, đằng này lại chỉ thấy nhau qua những màn hình nhỏ. Hoạt động nhóm nhất là hợp tác với nhau hoàn thành các bài tập lớn cuối kỳ như chương trình, đồ án,… lại còn khó hơn. Vậy làm sao để giải quyết mớ rắc rối khi làm việc online này?
Xây dựng sự tương tác và gắn kết ngay từ ban đầu
Vì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong những thách thức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ dàng, cũng như khó biết rõ công việc của từng người trong một dự án. Có thể bạn sẽ được chia nhóm với những người mà bạn chưa hề tiếp xúc hay quen biết.
Hãy sử dụng những công cụ trực tuyến như Facebook, Twitter, hoặc LinkedIn để kết nối với các thành viên trong nhóm. Thông qua các công cụ này, bạn có thể bước đầu hiểu rõ về "đồng đội" của mình để tiếp theo có những tương tác trong học tập, công việc tốt hơn.
"Deal" giờ giấc, "địa điểm" mặt thảo luận?
Vấn đề này xuất hiện cả khi offline và online đó là "giờ cao su" - một căn bệnh khó chữa. Để đưa ra được một khung giờ nhất thiết phải trải qua 7749 cái khảo sát trong các group mess. Thảo luận online có một lợi thế đó là tha hồ lựa chọn "không gian", một loạt các tiện ích hỗ trợ như Zoom, Google meet, Skype, Join.me,… rất đa dạng và nhiều thuận tiện.
Bên cạnh đó kèm theo một vài bất lợi, vì mỗi người sẽ ở một địa điểm riêng, ít nhiều sẽ có những yếu tố tác động gây mất tập trung và ảnh hưởng tới buổi họp như âm thanh, bối cảnh xung quanh, kết nối đường truyền,…
Bày tỏ quan điểm, ý kiến
Vì vài lý do khác nhau mà nhiều bạn cảm thấy ngại ngùng khi nói lên ý kiến của mình, chỉ lẳng lặng gõ lên khung chat bên cạnh màn hình. Nhưng khi trong nhóm ai cũng như vậy thì không khí buổi thảo luận sẽ trở nên "tĩnh mịch", náo nhiệt một chút sẽ khiến mọi người cảm thấy thú vị và tràn đầy năng lượng hơn.
Hãy khuyến khích thành viên trong nhóm phát biểu đóng góp ý kiến của mình qua các thiết bị dẫn truyền âm thanh, điều đó khiến mọi người chú ý và để tâm suy nghĩ về nó nhiều hơn là khi bạn viết nó lên khung chat.
Hãy nhớ rằng kết nối Internet của các thành viên trong nhóm của bạn có thể không được nhanh như bạn, nên nói chậm và rõ ràng. Hãy cố gắng nói chuyện như thể tất cả mọi người đang ở trong phòng với bạn, và khuyến khích mọi người hỏi cho rõ nếu họ bỏ lỡ một cái gì đó, hoặc nếu chất lượng âm thanh kém. Ngoài ra, cố gắng không để gián đoạn khi người khác đang nói.
Phân công công việc và chốt ý tưởng, phương án
Luôn luôn sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực khi người khác đang nói, và không bao giờ hỏi quá nhiều khi bạn đang nghe. Hãy cho người khác sự chú ý của bạn, không chỉ bạn sẽ hiểu họ tốt hơn, nó cũng là một dấu hiệu của sự tôn trọng và lịch sự. Hãy lắng nghe và tôn trọng ý kiến của mỗi người.
Phối hợp công việc của các thành viên ở nhiều nơi khác nhau là một thách thức. Cố gắng phân công công việc sao cho độc lập với nhau, việc chồng chéo các công việc liên quan nhau sẽ khó giải quyết, Nhất là khi mọi người không được tiếp xúc và nhận hỗ trợ trực tiếp từ nhau, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc chung.
Mỗi buổi thảo luận như vậy thường sẽ có một bạn điều hướng cuộc hợp và một bạn làm "thư ký" chịu trách nhiệm viết biên bản "cuộc họp". Nên phân công rõ ràng ngay từ đầu để mọi người cùng làm việc theo một format chung, dễ dàng quản lý và thống nhất hơn. Sau khi kết thúc, các thành viên có thể theo dõi biên bản họp này để hình dung chi tiết hơn về công việc chung.
Tinh thần làm việc tự giác, tập trung, đúng deadline
Làm việc nhóm online thì không có sự giám sát trực tiếp, tốn nhiều thời gian để tổng hợp và thống nhất kết quả hoạt động đóng góp cá nhân hơn. Vì vậy, mỗi thành viên trong nhóm cần chủ động hoàn thành nhiệm vụ được giao, có gặp những khúc mắc nào cần nhanh chóng thông tin để các thành viên lại đưa ra ý kiến hỗ trợ, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhóm.
Nội dung liên quan
Làm việc nhóm online thì sao? Miễn là mọi người có những sự chuẩn bị kỹ càng ngay từ bước đầu tiên và phối hợp ăn ý với nhau. Cố gắng và chăm chỉ sẽ mang lại kết quả tốt cho tất cả.
Giãn Cách Không Sai Cách: Làm như thế nào để kỳ giãn cách xã hội của bạn không chìm trong mạng xã hội và những giấc ngủ? GenVie sẽ cùng bạn khám phá hàng loạt những hoạt động thú vị cho dịp ở nhà, cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để có một mùa giãn cách "đúng cách".
Nguồn: TH&PL