Thông thường, chúng ta nghĩ rằng năng suất và sự trì hoãn là hai khái niệm trái ngược nhau nhưng đôi khi không hẳn là như vậy.
Chúng ta thường làm việc hiệu quả khi có động lực và tập trung vào công việc mà chúng ta cho là nhiệm vụ cấp bách, quan trọng hay khó khăn nhất của mình. Nhưng chúng ta cũng thường hay trì hoãn khi chúng ta bắt tay vào làm những công việc được cho là quan trọng.
Chúng ta có thể trì hoãn chủ động hoặc thụ động (giả vờ như trên danh nghĩa chúng ta vẫn đang ở chế độ làm việc bằng cách tiếp tục nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính giữa các lần kiểm tra mạng xã hội).
Nhưng dù bằng cách nào thì chúng ta cũng chẳng làm được việc gì cả. Và chúng ta cảm thấy bị stress về điều đó. Chúng ta cố ép bản thân không được buông thả hay tự trách móc khi thấy mình thật vô dụng. Nhưng có một cách nghĩ tốt hơn về năng suất và sự trì hoãn thay vì cho rằng mỗi trạng thái là đơn lẻ và mâu thuẫn với nhau.
Thay vì xem năng suất là một đường thẳng tuyến tính và ta cần phải giải quyết nhiệm vụ khó nhất, lớn nhất, hãy xem nó như một chiếc bánh mà bạn có thể gặm nhắm từ bất kỳ hướng nào. Chiếc bánh đó chứa đầy những nhiệm vụ - kể cả lớn và nhỏ - trong danh sách việc cần làm của bạn, và chúng sẽ thuộc những bậc sau:
Bậc 1: Những công việc đòi hỏi sự động não và tính sáng tạo - những quyết định lớn, bài nghiên cứu khó viết, bản báo cáo khó đọc, dữ liệu khó phân tích,…
Bậc 2: Những công việc tốn nhiều sức nhưng không cần nghĩ nhiều bằng bậc 1 - công việc hành chính, sắp xếp lịch hẹn, trả lời email,…
Bậc 3: Những công việc chỉ cần chút ít nỗ lực và gần như không cần phải suy nghĩ gì - dọn dẹp, xếp hồ sơ, trả tiền hóa đơn,…
Thông thường, khi chúng ta không làm được việc ở bậc 1, ta sẽ trì hoãn bằng cách không làm gì. Nhưng nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ bậc 1, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có đủ động lực để thực hiện nhiệm vụ ở bậc 2 và bậc 3 hay không.
Bởi vì bạn không có tâm trạng để làm một bản báo cáo hoàn chỉnh cho sếp là bạn không thể dọn nhà, nấu ăn hay đọc sách. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc phân tích số liệu, bạn có thể kiểm tra lại một vài thứ linh tinh trong chiếc máy tính của mình.
Thay vì xem năng suất như chuyện ăn cả và trì hoãn là ngã về không - bạn có thể luyện tập trì hoãn một cách có kế hoạch. Dù bạn không làm nhiệm vụ lớn mà bạn đặt ra từ đầu, bạn vẫn đang giải quyết dần dần các công việc khác. Bạn vẫn đang tiến bộ trong việc sắp xếp lại cuộc sống của mình.
Thay vì xem trì hoãn là một sự lãng phí, hãy xem nó như một sự chuẩn bị. Trì hoãn bằng cách thực hiện các nhiệm vụ bậc 2 và bậc 3 có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho nhiệm vụ bậc 1 sắp tới. Những việc ở bậc thấp có vẻ rất nhỏ nhặt, nhưng chúng giúp tâm trí bạn cảm thấy tốt hơn.
Bắt tay vào thực hiện những việc khó sẽ dễ hơn rất nhiều khi nhà hay văn phòng của bạn ngăn nắp, các hóa đơn đã được thanh toán và bạn không có email chưa trả lời. Loại bỏ những việc nho nhỏ khỏi danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn có thêm động lực để giải quyết những việc lớn hơn.
Nên lần tới bạn muốn tạm dừng công việc đang làm để nghỉ một chút, hãy cho phép bản thân làm điều đó. Hãy thực hành thói quen trì hoãn một cách hiệu quả.
Nguồn: TH&PL